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ALCANCE
Las políticas de tratamiento y protección de datos personales contenidas en el presente documento, serán aplicables a todas las bases de datos que por diferentes medios obtenga VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. sea de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y terceros o lo dispuesto en la ley.
En virtud de lo anterior, el Congreso de la República expidió la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual “se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y estableció la obligación para que todos los responsables de recaudo y tratamiento de datos personales, adoptaran políticas de tratamiento para los mismos.
Posteriormente y con el fin de reglamentar parcialmente la ley 1581 de 2012, se expidió el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y 1074 de 2015, los cuales introdujeron, asuntos complementarios y nuevas obligaciones para los responsables de tratamientos de datos personales, en el desarrollo de su objeto social.
OBJETIVOS
Dar a conocer los lineamientos que serán aplicables en VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., para el manejo, recolección, almacenamiento, uso, circulación supresión y demás actividades relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, según lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios
1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el instructivo de tratamiento de datos personales para entidades estatales de la Superintenencia de Industria y Comercio -SIC-, y demás disposiciones complementarias y será aplicada por el VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. respecto de la recolección, consultar, compartir, informar, reportar, procesar, actualizar, aclarar, compilar, ofrecer, enviar, intercambiar, retirar, obtener, almacenar, recolectar, usar, suprimir, en general y en adelante, dar TRATAMIENTO, a datos personales de Titulares con los cuales tiene, ha tenido o espera tener algún tipo de relación, cualquiera sea su naturaleza, entre los cuales se incluyen, pero sin limitarse, clientes, empleados, proveedores y terceros.
2. DEFINICICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales;
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.
L) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
M) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado de tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez el responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
N) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga como objeto la realización de un tratamiento por el encargado o por cuenta del responsable.
P) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Q) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
R) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
S) Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación pueden interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE ESTOS:
VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., podrá hacer uso de los datos personales para las siguientes finalidades:
a) Registro y almacenamiento de datos personales en las bases de datos de la Entidad;
b) Prestar de forma integral los servicios de la empresa VIOMAR SOLUCIONES S.A.S.
c) Para la transferencia comercial y no comercial de datos a terceros;
d) Procesos de selección de proveedores;
e) Procesos de selección de personal;
f) Reporte de información a entidades públicas por mandato de la ley;
g) Procesos de auditoría interna y externa;
h) Dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas con los clientes, proveedores y empleados.;
i) Gestión de estadísticas internas y externas;
j) Aquellas tendientes a mantener un flujo de comunicación adecuado con el titular de los datos personales;
k) Fines estadísticos;
l) Gestiones administrativas de cobros y pagos, de facturación, de proveedores, económicas y contables
m) Encuestas de opinión;
n) Realizar registro de datos de ingreso y egreso de las instalaciones de la empresa;
o) Registro de datos de monitoreo y vigilancia de la entidad;
p) Registro de entrada y salida de documentos.
Dicha información estará detallada en la carta de un inventario general de equipos de monitoreo del sistema de videovigilancia SV y especificaciones de equipos, ubicación, uso, manejo, esquema de respaldo y conservación de los datos personales, firmada por el responsable del tratamiento de los datos personales de la compañía y el encargado dela base de datos del sistema de videovigilancia SV de la compañía.
PROVEEDORES: usados en su relación comercial o de servicios entre el proveedor y la Compañía, generación y envió de facturas físicas o electrónicas, ordenes de compras, notas contables, reporte de novedades y capacitaciones, vigilar por la seguridad de empleados, clientes, terceros y bienes de la compañía, ingreso a las instalaciones de la Compañía.
EMPLEADOS: Guardar la información para todos los usos inherentes a la relación laboral, guardar historia laboral, incapacidades, pago de salarios y parafiscales, afiliación al sistema de seguridad social integral, capacitaciones, en aras de salvaguardar por la seguridad de empleados, clientes, terceros y bienes de la compañía e ingreso a las instalaciones de la Compañía.
Teniendo en cuenta lo anterior, la compañía conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información. La información suministrada por el Titular solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y podrá ser eliminada a solicitud del titular siempre y cuando no subsista una relación legal o contractual con el titular y/o cuando cese la finalidad del tratamiento.
Los Datos Personales recolectados por la Compañía, son almacenados a través de un software debidamente licenciado, el cual es suministrado por proveedores especializados en la materia, con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad para la adecuada protección de la información que allí se almacena, en caso que así se requiera.
La autorización del TITULAR no será necesaria cuando se trate de:
• Entrega de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Tratamiento de Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIONES DE DATOS PERSONALES.
Las Compañías podrán en desarrollo de las finalidades de esta Política, compartir los datos personales con terceros encargados del tratamiento domiciliados en Colombia o en el exterior para lo cual se contará con la respectiva autorización de los titulares y se suscribirá con los encargados un contrato de transmisión que garantice la protección de los datos personales que se llegaren a entregar.
Las Compañías podrán en desarrollo de las finalidades de esta Política, compartir los datos personales con terceros encargados del tratamiento domiciliados en Colombia o en el exterior para lo cual se contará con la respectiva autorización de los titulares y se suscribirá con los encargados un contrato de transmisión que garantice la protección de los datos personales que se llegaren a entregar.
De igual manera podrán transferir los Datos Personales de los Titulares entre sí, y a las demás compañías o y/o las entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer a su grupo empresarial.
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, la compañía solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
Revocatoria de la autorización.
Los titulares podrán en todo momento solicitar a VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.
El titular en el momento que solicita esto a la compañía, es consciente de los perjuicios que puede obtener de acuerdo a la finalidad de la base de datos a la cual pertenece su información, según lo establecido en la recolección de datos personales, finalidades y tratamiento.
La supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual que amerite su permanencia en la base de datos.
AVISO DE PRIVACIDAD. VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., utilizando el medio de comunicación documento escrito, procede a comunicar a los titulares de los datos personales recolectados antes de la vigencia de la presente política, la existencia de la misma a partir de la fecha (ver anexo aviso de privacidad).
En cuanto al aviso, éste deberá ser legible, visible y contener la siguiente información que cumple con los mínimos de un aviso de privacidad:
• Información sobre quién es el responsable del tratamiento de datos y datos de contacto
• Indicar el tratamiento que se dará a los datos y finalidad del mismo
• Incluir los derechos de los titulares
• Indicar dónde está publicada la política de tratamiento de la información
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN VIOMAR SOLUCIONES S.A.S.
| PRINCIPIO DE FINALIDAD | El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular |
| PRINCIPIO DE LIBERTAD | El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; |
| PRINCIPIO DE VERACIDAD | La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error |
| PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA | En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan |
| PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA | El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados |
| PRINCIPIO DE SEGURIDAD | La información sujeta a Tratamiento por parte de VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento |
| PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD | Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. |
5. TRATAMIENTO DATOS SENSIBLES
Dada la relevancia de alguna información para establecer contacto con nuestros funcionarios, contratistas, clientes y usuarios, así como la videovigilancia en las instalaciones de la entidad; algunos datos o información pueden ser considerados datos sensibles, por ello, el VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. garantizará que el tratamiento de esta información se realizará buscando establecer mecanismos que mejoren sus procesos de atención y en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.
| 5.1. DATOS / INFORMACIÓN SOBRE EL ESTADO DE SALUD | En caso de requerir recolección de datos relativos al estado de salud de las personas, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., deberá informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a otorgar el tratamiento de estos, e, informará de forma explícita y previa cual es la finalidad puntual para el tratamiento de estos datos. |
| 5.2. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES | El Tratamiento de datos de menores de edad será excepcional, y deberá observar el cumplimiento y respeto a sus derechos de forma preferente. En caso de dar Tratamiento a Datos Personales de menores de edad, como lo son los estudiantes de las instituciones educativas, beneficiarios de proyectos desarrollados por VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., hijos de funcionarios y de contratistas, visitantes (si llegasen a haber), VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. observará la regulación aplicable, la legislación de infancia y adolescencia y a los pronunciamientos de la Corte Constitucional y las Naciones Unidas en esta materia. |
6. DERECHO DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE VIOMAR SOLUCIONES S.A.S.
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de VIOMAR SOLUCIONES S.A.S.:
a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas;
b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento;
c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento;
d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal;
e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales;
f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
7. DEBERES DE VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que la entidad VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:
A. Deberes cuando actúa como responsable:
A. Deberes cuando actúa como responsable:
(i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
(ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
(iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
(iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
(v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.
(vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
(vii) Actualizar la información cuando sea necesario.
(viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales: Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización deberá cumplir los siguientes deberes:
(i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado
(ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
(iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
(iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
(v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
(vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
(vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
(ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
(x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
(xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
(xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
(xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
(i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
(ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
(iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
(iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
(v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
(vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
(i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
(ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, salvo que la autorización haya sido otorgada por actos inequívocos del titular. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
Sin perjuicio de las autorizaciones que se den por la conducta concluyente del titular del dato.
9. AVISO DE PRIVACIDAD
En el evento en el que VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. LIMITACIONES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE VIOMAR SOLUCIONES S.A.S.
VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
11. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. con NIT. 900.772.402, en cumplimiento de la Ley 1582 de 2012 y su Decreto 1074 de 2015, será el responsable del tratamiento de datos personales y en tal virtud podrá recolectar, almacenar, usar y tratar datos personales
Los derechos que asisten a los titulares de los datos son los previstos en la Constitución y la Ley 1581 de 2012, especialmente los siguientes:
a) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
b) Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
e)
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.
Estos derechos o cualquier inquietud o información adicional relacionada con el tratamiento de datos personales pueden ser ejercidos por los titulares a través de los canales dispuestos por VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. como son el correo electrónico a servicio@viomar.com.co o en las oficina principales de la compañía en los horarios establecidos de atención al público, en la dirección de correspondencia Carrera 42 # 54 a 71Espacio Sur, Bodega 149, Itagüí.
VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., garantiza la debida confidencialidad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de los datos y cuenta con el derecho de poder modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento y de ser así oportunamente notificará a los titulares de los datos dichos cambios, mediante comunicación enviada a la dirección de correspondencia y/o al correo electrónico suministrado por los titulares
Con base en lo anteriormente escrito, los titulares de los datos darán AUTORIZACION de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., para tratar sus datos personales y sus datos sensibles, de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la compañía para los fines relacionados con la actividad que ejerce la compañía y aquellos que le conciernen en el ámbito legal, y en especial para los fines descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales del VIOMAR SOLUCIONES S.A.S.. Igualmente, los titulares de los datos expresarán que la información obtenida para el tratamiento de sus datos personales la han suministrado de forma voluntaria y es verídica.
Los datos personales y sensibles que se someten a tratamiento son: nombre completo, número de identificación, dirección de correspondencia, teléfono fijo, teléfono celular, correo electrónico, huella dactilar, escaneo facial.
En la autorización de tratamiento de datos, los titulares de los datos definirán el tipo de relación que les asiste con la compañía: contratista, proveedor, empleado, cliente u otro
Además de lo anterior, los titulares de los datos autorizarán el manejo de datos según lo previsto en el Formato de Tratamiento Específico y sus anexos (diligenciado según el tipo de relación que les asiste con la compañia: información de los empleado, cliente, proveedores, contratista,
En la autorización de tratamiento de datos, los titulares de los datos incluirán su firma, nombre completo, número de identificación, fecha y lugar de diligenciamiento del respectivo formulario.
12. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL:
El gerente, como representante legal, y el personal que él designe, serán los responsables de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 6:00 a.m. a 4:00 p.m. Al correo electrónico servicios@viomar.com.co , a la línea telefónica (604) 3320053 o radicarla en el domicilio de la entidad. La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si se trata de una consulta, esta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13. MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
14. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 01 de septiembre de 2023 y entra en vigencia a partir del día 06 de octubre de 2023. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se conformará a través de la página web https://www.viomar.com.co/
Colombia: (604) + (604) 3220053
